Bạn thử nhớ lại lần gần nhất bước vào nhà vệ sinh công cộng, đưa tay vào bình rửa tay mà chẳng có giọt nào chảy ra xem. Khó chịu thật, nhưng với người quản lý tòa nhà thì đó còn là một cơn đau đầu lớn hơn nhiều: làm sao biết chính xác bình nào sắp cạn, hộp giấy nào sắp hết, mà không phải cử người đi rảo quanh cả trăm điểm mỗi ngày.
Cách làm cũ thường là kiểm tra theo lịch, sáng một lượt, trưa một lượt, chiều một lượt. Nghe hợp lý trên giấy tờ, nhưng thực tế thì nhu cầu sử dụng đâu có đều. Giờ tan tầm, giờ nghỉ trưa, giờ có sự kiện đông người, lượng người ra vào tăng vọt và mọi thứ cạn nhanh hơn nhiều so với dự đoán. Kết quả là bình vừa đầy lúc sáng có thể trống trơn lúc trưa, mà phải đợi đến lượt kiểm tra tiếp theo mới ai đó phát hiện ra.
IKAM chọn cách giải quyết khác hẳn: gắn một cảm biến nhỏ xíu ngay bên trong bình xà phòng, hộp giấy hay thùng rác, để nó tự âm thầm theo dõi mức vật tư còn lại theo thời gian thực và báo trước cho đội vệ sinh trước khi thứ gì đó thực sự cạn.
Nghe có vẻ phức tạp nhưng nguyên lý lại khá dễ hình dung. Cảm biến phát ra một tia sáng cực nhỏ, rồi đo thời gian tia sáng đó bật ngược trở lại sau khi chạm vào bề mặt chất lỏng hay vật liệu bên trong. Từ khoảng thời gian đó, thiết bị suy ra được còn bao nhiêu khoảng trống, tức còn bao nhiêu vật tư.
Cách đo dựa trên thời gian ánh sáng di chuyển, gọi là công nghệ ToF, cho độ chính xác khá ổn định dù ánh sáng xung quanh có thay đổi hay bề mặt chất lỏng không phẳng lì. Đây cũng là lý do nó được ưa chuộng hơn kiểu cảm biến siêu âm hay cân trọng lượng vốn hay bị nhiễu trong môi trường thực tế.
Thiết bị nhỏ đến mức nhét vừa bên trong bình nước rửa tay hay hộp giấy mà người dùng chẳng hề hay biết có gì thay đổi. Dữ liệu được gửi liên tục về một trạm trung gian rồi lên nền tảng quản lý, nơi người phụ trách chỉ cần nhìn một màn hình là biết ngay tình trạng của cả tòa nhà, khỏi phải chạy đi chạy lại từng phòng.
Một điểm hay nữa là cảm biến chỉ hoạt động theo chu kỳ thay vì bật liên tục, nên pin có thể dùng bền suốt nhiều năm. Với những công trình lắp cả trăm, cả nghìn cảm biến cùng lúc, chuyện này giúp tiết kiệm cực nhiều công thay pin về sau.
Cái hay không nằm ở chỗ đo được, mà ở chỗ hệ thống biết phải làm gì với con số đó. Khi mức xà phòng hay giấy tụt xuống dưới một ngưỡng đã đặt trước, tín hiệu cảnh báo tự động bay thẳng đến điện thoại hay máy tính của đội vệ sinh. Không cần chờ ai đó tình cờ đi ngang phát hiện ra.
Càng dùng lâu, dữ liệu càng tích lũy nhiều và bắt đầu lộ ra những quy luật thú vị. Khu vực nào tiêu thụ nhanh vào thứ mấy, giờ nào cao điểm nhất, chỗ nào cần bổ sung thường xuyên hơn chỗ khác. Từ đó lịch dọn dẹp và tiếp liệu có thể điều chỉnh linh hoạt theo đúng nhu cầu thật, thay vì áp một khung giờ chung cho tất cả các điểm như trước.
Với người trực tiếp vận hành tòa nhà, ba thứ họ quan tâm nhất là bớt phải kiểm tra thủ công, bớt cảnh hết vật tư giữa chừng, và người dùng cuối hài lòng hơn.
Khi không còn phải cắt cử nhân sự đi vòng quanh kiểm tra những nơi vẫn còn đầy vật tư, đội vệ sinh có thể dồn sức vào đúng chỗ cần bổ sung. Chi phí nhân công giảm xuống, còn chất lượng dịch vụ, thứ vốn khó đo bằng con số, lại được cải thiện thấy rõ vì tình trạng thiếu hụt giữa giờ cao điểm gần như biến mất.
Về lâu dài, đây cũng là bước để các tòa nhà, trung tâm thương mại hay khu công nghiệp chuyển từ quản lý theo kinh nghiệm cá nhân sang quản lý dựa trên dữ liệu thật. Nhờ vậy việc vận hành trở nên ổn định hơn dù quy mô mở rộng đến đâu, và không còn phụ thuộc vào việc hôm đó nhân viên có siêng đi kiểm tra kỹ hay không.
Giải pháp theo dõi mức sử dụng vật tư không đứng riêng lẻ. Trong hệ sinh thái IoT mà IKAM xây dựng cho quản lý cơ sở, nó thường được lắp đặt song song với các mảng khác như theo dõi tình trạng thiết bị, giám sát chất lượng không khí trong nhà hay phát hiện rò rỉ nước. Tất cả cùng đổ dữ liệu về một nền tảng chung.
Nhờ vậy người quản lý không cần mở hàng loạt phần mềm khác nhau để theo dõi từng mảng riêng lẻ, mà có thể nhìn toàn cảnh sức khỏe của cả tòa nhà, từ vật tư vệ sinh đến chất lượng không khí, ngay trên một giao diện duy nhất.
Với những doanh nghiệp đang tìm cách giảm chi phí vận hành mà vẫn giữ chất lượng dịch vụ, trong bối cảnh lao động phổ thông ngày càng khó tuyển, đây là kiểu đầu tư một lần nhưng tiết kiệm dài lâu. Không phải vì công nghệ nghe kêu, mà vì nó giải quyết đúng một vấn đề rất thật: biết chính xác khi nào cần bổ sung, ở đâu, trước khi có ai kịp than phiền.
