Một trường đại học hay viện nghiên cứu hiếm khi là một không gian đóng. Mỗi ngày đều có khách vãng lai ra vào, chuyên gia nước ngoài đến trao đổi, đối tác đến ký kết hợp tác, phụ huynh đến thăm con. Đó là điều bình thường và cần thiết cho một môi trường học thuật cởi mở. Nhưng chính sự cởi mở đó lại tạo ra một khoảng trống mà ít nơi để ý tới, khách không thuộc địa hình của trường như nhân sự nội bộ, không biết lối thoát hiểm ở đâu, không có kỹ năng xử lý khi phòng thí nghiệm gặp sự cố, và rất dễ vô tình đi lạc vào những khu vực lẽ ra không nên bước chân tới, như phòng lưu trữ thiết bị nghiên cứu hay khu giảng dạy chuyên sâu.
Cuốn sổ ký danh ở cổng bảo vệ, vốn là công cụ quản lý khách phổ biến nhất lâu nay, gần như vô dụng trong chính lúc cần nó nhất. Khi có báo động khẩn cấp, nhà trường thậm chí không thể trả lời được câu hỏi đơn giản nhất: đang có bao nhiêu khách trong khuôn viên, và họ đang ở chỗ nào để cứu hộ kịp thời.
Giải pháp bắt đầu từ một thứ rất cụ thể, thẻ khách thông minh có định vị. Nhưng nếu chỉ dừng ở việc phát thẻ cho khách quẹt qua cổng, giải pháp này sẽ không khác gì cuốn sổ ký danh cũ, chỉ là được số hóa lên. Điều làm nên khác biệt nằm ở cách EMIN và IKAM cùng vận hành phía sau chiếc thẻ đó.
Với hạ tầng của EMIN, mỗi thẻ khách không đơn thuần là một tấm thẻ thông hành, mà là một điểm kết nối sống trong toàn bộ mạng lưới cảm biến và định vị của trường. Khi có tình huống khẩn cấp, mạng lưới này chủ động xác định vị trí, phân loại hành vi di chuyển, và đưa ra hướng dẫn thoát hiểm riêng cho nhóm khách, thay vì áp dụng chung một kịch bản sơ tán cho tất cả mọi người như nhân sự nội bộ vốn đã quen thuộc địa hình.
Với nền tảng của IKAM, dữ liệu lịch trình khách được lưu vào kho tri thức chung của hệ thống. Đây không phải là một kho lưu trữ tĩnh, mà là dữ liệu sống, được đối chiếu và phân tích liên tục để nhận diện các mô hình rủi ro, từ đó tự động tinh chỉnh kịch bản cảnh báo mỗi khi phát hiện một khách di chuyển lệch khỏi lộ trình đã đăng ký.
Khi khách check-in tại cổng, hệ thống quản lý khách của IKAM cấp một thẻ định vị, đồng thời ghi nhận mục đích chuyến thăm và khu vực khách được phép tiếp cận vào kho dữ liệu. Chỉ một thao tác đó đã tạo ra một hồ sơ số tức thời cho từng người đang di chuyển trong khuôn viên trường, thay vì một dòng chữ viết tay khó tra cứu như trước.
Suốt thời gian khách ở trong trường, hệ thống theo dõi luồng di chuyển theo thời gian thực. Nếu khách bất ngờ đi vào khu vực bị hạn chế hoặc khu giảng dạy chuyên sâu vốn không nằm trong phạm vi được duyệt, mô hình phân tích của IKAM sẽ nhận diện sự bất thường này và gửi ngay một cảnh báo sớm cho bộ phận an ninh, đủ để họ xử lý trước khi tình huống trở nên nghiêm trọng, thay vì phát hiện ra sau khi mọi chuyện đã xảy ra.
Đến khi có sự cố thật sự nghiêm trọng, hỏa hoạn, rò rỉ hóa chất, hay một mối đe dọa an ninh, hạ tầng lập tức quét toàn bộ dữ liệu vị trí của các thẻ khách đang hoạt động trong khuôn viên. Vì hệ thống biết rõ có khách đang ở khu vực nào, chỉ dẫn thoát hiểm được gửi riêng đến đúng màn hình hoặc thiết bị phát thanh gần khu vực đó. Nếu một nhóm khách đang bị cô lập ở khu phòng lab, họ sẽ nhận được hướng dẫn lối ra chính xác cho vị trí của mình, chứ không phải một thông báo chung chung cho cả trường.
Lợi ích của giải pháp không kết thúc khi khách rời cổng. Toàn bộ nhật ký di chuyển của khách được lưu lại thành dữ liệu chuẩn hóa, phục vụ cho việc rà soát hạ tầng an toàn học đường và làm căn cứ đối chiếu khi cần hậu kiểm về mặt an ninh hoặc pháp lý.
Với các viện nghiên cứu có tài sản trí tuệ cần bảo vệ, việc thiết lập hàng rào địa lý ảo quanh những phòng thí nghiệm trọng điểm giúp ngăn chặn gần như tuyệt đối nguy cơ khách vô tình hoặc cố ý tiếp cận khu vực lưu trữ dữ liệu và thiết bị nghiên cứu cốt lõi, một rủi ro mà cuốn sổ ký danh truyền thống chưa bao giờ có khả năng kiểm soát.
Nhìn chung, quản lý khách ra vào không còn là một thủ tục hành chính ở cổng trường, mà trở thành một lớp dữ liệu sống, kết nối trực tiếp với năng lực ứng phó khẩn cấp và bảo vệ tài sản của cả trường học lẫn viện nghiên cứu.
